Privatlivspolitik
Højbjerg Privatskole
Bjødstrupvej 24
8270 Højbjerg
CVR nr. 29367191
Højbjerg Privatskole opbevarer og bruger personoplysninger, som alle andre skoler i Danmark, og har derfor udarbejdet en privatlivsbeskyttelsespolitik, der beskriver, hvordan vi behandler disse. Vi anbefaler, at alle forældre læser denne politik og såfremt der opstår spørgsmål, kontakt os for yderligere information.
1. Vi er dataansvarlige – Sådan kontakter du os
Højbjerg Privatskole er dataansvarlig og vi behandler alle personoplysninger i overensstemmelse med lovgivningen.
Skolens leder kan kontaktes på tlf. nr. 86141495 eller på mail skoleleder@hbps.dk
2. Formålet med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger
Vi indsamler og behandler personoplysninger for at drive skole.
Retsgrundlaget er forældrenes aftale med Højbjerg Privatskole om optagelse af deres barn. Forældrene er forpligtede til at give os de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne indgå en aftale om optagelse på skolen (indmeldelsesblanketten).
3. Kategori af personoplysninger og samtykker
Elever
Højbjerg Privatskole modtager af forældrene følgende almindelige oplysninger om eleverne: Navn, adresse og CPR. nr.
I forbindelse med indmeldelse af eleverne oplyser forældrene om eventuelle sygdomme, allergier o.l., som kan have betydning for skolegangen. Svarene kan indeholde særlige følsomme personoplysninger. Oplysningerne videregives ikke uden forældrenes samtykke.
Endvidere i forbindelse med indmeldelse oplyser forældrene, om barnet tidligere har været i kontakt med PPR, talepædagog, specialpædagog, AKT, SP eller lignende, som kan være relevant for skolegangen. Hvis det er tilfældet, spørges der ind til årsagen. Svarene kan indeholde særlige personfølsomme oplysninger og forældrene bedes om samtykke til at indhente oplysninger herom. Disse oplysninger videregives ikke uden forældrenes samtykke.
Endelig beder vi (i forbindelse med indmeldelse på skolen) om forældrenes samtykke til, at vi må bruge billeder og videoklip på skolens skriftlige og elektroniske materialer, samt skolens hjemmeside, sociale medier, nyhedsmedier o.l.
Hvis der skal laves en indstilling til PPR, talepædagog o.l. indhentes der forudgående samtykke hos forældrene og i den forbindelse videregives ingen oplysninger uden samtykke.
Alle elever på skolen tildeles et UNI-login, en office-konto og en skolemail. Eleverne bruger deres UNI-login til at kommunikere med lærere og andre elever. Ligeledes bruges det til at få adgang til undervisningsmateriale og dele undervisningsrelateret materiale med andre elever.
Vi modtager tilskudslister fra fordelingssekretariatet om de familier, som modtager fripladstilskud.
Forældre
Højbjerg Privatskole modtager følgende almindelige oplysninger på forældrene: Navn, adresse, tlf. Nr., mail og cpr.nr., samt oplysninger om forældremyndigheden.
4. Behandling og videregivelse af personoplysninger
På Højbjerg Privatskole anvendes de oplysninger, der indhentes om forældre og elever, til at drive skole, herunder opkrævning af skolepenge, indberetninger af elever til Børne- og Undervisningsministeriet osv.
Inden indmeldelse på skolen bliver eleven testet i enten skoleparathed eller faglig kunnen. I løbet af skolegangen bliver der gennemført forskellige tests og evalueringer af eleverne. Disse videregives ikke uden samtykke.
I skolen gennemføres løbende forældresamtaler og eventuelt andre møder med forældrene, hvor der kan blive udfærdiget referater og noter. Disse videregives ikke uden forældrenes samtykke.
Der kan være tilfælde, hvor elever drøftes på lærermøder, faggruppemøder ol. Her kan oplysninger om bestemte elever fremgå af mødereferaterne. Disse videregives ikke.
I 8. og 9. klasse laves der uddannelsesparathedsvurderinger og oplysningerne videregives elektronisk til relevante myndigheder. Ligeledes videregives navn, adresse og cpr.nr. på udskolingselevernes forældre også til relevante myndigheder i forbindelse med elevernes efterfølgende uddannelsesvalg.
Karakterer i 8. og 9. klasse registreres til brug for indberetninger til relevante myndigheder, samt til brug for udarbejdelse af eksamensbeviser. Karaktererne videregives ikke udover denne indberetning.
Når eleverne skal i et brobygningsforløb, modtager Aarhus kommune navne, adresser, cpr.nr. og klasse på relevante elever, samt deres forældres navne og adresser.
Hvis Højbjerg Privatskole bliver udtrukket til at deltage i PISA undersøgelser, er vi forpligtede til at gøre dette. I denne sammenhæng videregiver Børne- og Undervisningsministeriet relevante elev oplysninger til PISA trukket fra vores årlige elev-indberetninger.
Sundhedsplejersken i Aarhus kommune modtager oplysninger om elever, hun skal i kontakt med. Oplysningerne hun har adgang til, enten via UNI-Login eller krypteret mail, er elevernes navne, adresser og cpr.nr. samt forældrenes navne og adresser mv. Hvis der gennemføres spørgeskemaundersøgelser i skoletiden, indhenter kommunen forud for dette samtykke dertil hos forældrene.
Hvert år ansøger skolen fordelingssekretariatet om tilskud. I denne forbindelse videregives oplysninger om elevernes navn, adresse, cpr.nr. og forældrenes navn, adresse, cpr.nr., indkomstoplysninger mv. over den sikre kommunikationsplatform Eunomia https://www.fskr.dk/send-filer-sikkert/ .
I den generelle mailkorrespondance med forældre og elever benyttes også personoplysninger. Ligeledes kan der i nogle specifikke tilfælde udarbejdes klasselister eller andre oversigter.
I forbindelse med revision af skolens regnskab videregives visse personoplysninger til skolens revisor. F.eks. oplysninger om specialundervisningstilskud samt oplysninger vores revisor skal bruge til afstemning af f.eks. modtaget fripladstilskud, søskendetilskud osv.
5. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Højbjerg Privatskole opbevarer personoplysninger i henhold til de forskellige retningslinjer, der er indenfor forskellige områder.
Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt. Dvs. personoplysninger om vores elever, forældre og ansatte slettes eller makuleres, så snart eleverne eller de ansatte ikke er på skolen længere. Visse oplysninger gemmes i dog op til 5 år, pga. reglerne for bogføring og regnskaber. Det drejer sig bl.a. om oplysninger vedrørende opkrævede skolepenge og modtagne tilskud.
I følge en særlovgivning er vi forpligtede til at gemme afgangselevernes eksamensbeviser for altid.
I nogle få tilfælde vil vi være forpligtede til at slette dine personoplysninger inden tidspunktet for vores generelle sletning indtræffer.
6. Dine rettigheder
Du vil til enhver tid have ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi har om dig. Du kan du skrive til os på mailadressen info@hbps.dk, hvis du ønsker indsigt og vi vil respondere og imødekomme din indsigtsret hurtigst muligt.
Du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet. Du kan kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retslige forpligtelser.
Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, har du mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
7. Hjemmeside – Cookies
Ligesom på alle andre hjemmesider, gemmes der på www.hbps.dk cookies. Dette gør man for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg, samt for at kunne genkende computeren. En cookie er ikke et program eller en virus, men blot en lille tekstfil.
For at vores hjemmeside fungerer optimalt er det nødvendigt med cookies. Du kan afvise cookies ved at ændre dine indstillinger i internetbrowseren.